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Digitalización del proceso de tramitación y seguimiento de las solicitudes de subvención
Contexto
La Fondation "Fonds du Sport Vaudois" (FFSV) participa en la financiación del deporte asociativo y popular, pero también del deporte de élite e internacional , redistribuyendo la parte vaudoise de los beneficios de la Loterie Romande. Ante la necesidad de modernizar su proceso de tramitación de solicitudes de subvención, la FFSV ha recurrido a CROSS para poner en marcha el proyecto Octopus, destinado a digitalizar dicho proceso.
Enjeux
La FFSV se esforzó por digitalizar la tramitación de las solicitudes de subvención para optimizar el tiempo de tramitación, aumentar la capacidad de trabajo, mejorar la calidad de las solicitudes y facilitar la comunicación con los solicitantes. Se han celebrado cuatro talleres esenciales para aclarar las necesidades y CROSS, gracias a su experiencia y a su equipo cualificado, ha respondido eficazmente a las peticiones del cliente respetando los plazos y el presupuesto.
Méthodes
El proyecto ha dado lugar a dos partes distintas: una interfaz de usuario interactiva y reactiva para los solicitantes, y una aplicación de backoffice para el seguimiento y la gestión de las solicitudes a través de un flujo de trabajo adaptado. Fundada sobre una pila completa de Microsoft, la solución utiliza tecnologías como SQL Server, Entity Framework , MVC 5, owin, oauth2 a través de Azure Active Directory, Telerik/Ajax para la gestión de elementos dinámicos de los formularios.
Ventajas
La digitalización de las solicitudes ha reducido considerablemente el uso de papel y los gastos postales, ofreciendo a los beneficiarios un seguimiento en tiempo real de sus solicitudes. La simplicidad, la exhaustividad de la información en el momento del envío y la mejora de la eficacia han permitido a la FFSV interactuar electrónicamente con los solicitantes a través de un chat integrado y un sistema de intercambio de ficheros. Los solicitantes se benefician de un tiempo de tratamiento reducido, y la FFSV es además autónoma para modificar las plantillas de generación de documentos. Desde su despliegue en enero de 2020, Octopus ha facilitado más de 650 demandas, de las cuales 400 han sido validadas, y ha contribuido a la recaudación de más de 4,3 millones de francos en 2020, lo que demuestra el éxito de la solución.