Retorno de experiencia sobre el despliegue de Microsoft 365 Copilot

Copilot es una herramienta revolucionaria diseñada para mejorar la eficacia de los colaboradores asistidos por IA. Acompañamos a las organizaciones en el uso de Copilot y nos gustaría compartir con usted nuestra experiencia:

• Partage excessif: La compartición excesiva se produce cuando demasiadas personas reciben autorización para acceder a información sensible. Este problema es frecuente en SharePoint, donde una mala configuración de las autorizaciones puede provocar el acceso involuntario a documentos. Por otra parte, es frecuente que los colaboradores ignoren los accesos de los que disponen, ya que estos contenidos se encuentran en sitios SharePoint y en bibliotecas de documentos que no utilizan. Por lo tanto, el uso de Copilot aumenta el riesgo de divulgación de información confidencial. En efecto, Copilot consulta todo el contenido accesible por el usuario conectado y puede incluir en sus respuestas datos cuya existencia desconoce. Sin embargo, existen varias soluciones. La primera se basa en una fase de evaluación del exceso de almacenamiento, especialmente en SharePoint. Otras soluciones combinadas permiten controlar y reducir los excesos de gasto mediante la administración de Microsoft 365, SharePoint y el uso de cuentas de control. En resumen, ¡proteja sus datos y no se detenga en esta etapa esencial antes de implementar Copilot!
• Fuga de datos: no reconocer que ciertos contenidos son confidenciales puede llevar a compartir información de forma inapropiada y provocar fugas de información. Copilot genera el contenido al pulsar sobre los datos de todos los documentos presentes en Microsoft 365, incluidos aquellos que contienen información confidencial. Cuando un usuario abre directamente estos documentos, una etiqueta de confidencialidad (por ejemplo, "confidencial") informa al usuario de la naturaleza sensible de los datos. Sin embargo, cuando Copilot elabora el contenido a partir de estos documentos, no tiene en cuenta las especificaciones de confidencialidad, lo que puede conducir a un intercambio imprudente de información. Para limitar este riesgo, la integración de Purview constituye una medida primordial para evitar la fuga de datos. Al utilizar Purview, Copilot atribuye automáticamente la etiqueta de sensibilidad más alta sobre la base de las etiquetas de los documentos originales. También es esencial que las etiquetas de seguridad se ajusten a las reglas de protección contra la pérdida de datos (DLP) de Purview, para minimizar el riesgo de pérdida de información confidencial. Por ejemplo, un usuario no puede enviar fuera de su empresa un correo electrónico con un documento confidencial. Además, Copilot respeta las autorizaciones definidas en Purview, lo que incluye los permisos asociados a etiquetas de confidencialidad específicas. En resumen, el uso de Purview ofrece protección contra el robo de datos. Su puesta en marcha requiere competencias y experiencia, siguiendo un enfoque metódico y progresivo.
• Fiabilidad de las fuentes de datos: la precisión de las respuestas de Copilot depende en gran medida de la calidad de los datos recuperados. A menudo, SharePoint contiene documentos incorrectos u obsoletos, generalmente debido a su antigüedad y a la falta de limpieza. Una solución a este problema es establecer una política de gestión del ciclo de vida de los datos, definiendo y aplicando las normas de retención en Purview. Esto beneficiará no sólo a Copilot, sino también a otras empresas. Estas normas de retención y su aplicación requieren también una atención particular y una metodología específica.
• Domaine d'expertise spécifique: les utilisateurs adressent à Copilot des demandes concernant des domaines précis, tels que la réglementation interne ou les termes contractuels des produits vendus aux clients. Copilot puede proporcionar respuestas precisas y fiables. Sin embargo, el problema radica en que Copilot explora todas las fuentes accesibles, lo que conlleva el riesgo de no seleccionar los documentos más adecuados. Para ello, se recomienda crear un agente Copilot específico que pueda utilizarse como agente independiente o como extensión de Copilot. El uso de Copilot Studio, una plataforma low-code dedicada a la creación de agentes IA, simplifica esta tarea. Esto facilita la concepción de un agente especializado en un ámbito concreto, eligiendo con precisión la fuente de datos adecuada y ajustando minuciosamente las respuestas de Copilot a solicitudes específicas gracias al ajuste fino.
• Por defecto, Microsoft 365 Copilot accede únicamente a la información contenida en Microsoft 365. Esto puede ser limitado para los usuarios, ya que los datos a menudo se encuentran en otros sistemas dentro de la red. Esto puede suponer una limitación para los usuarios, ya que los datos a menudo se encuentran en otros sistemas dentro de la red de la empresa, como Confluence o SharePoint 2019. Por suerte, esta limitación puede superarse mediante la configuración de un conector Graph a través de la administración de Microsoft 365. En ausencia de un conector existente, es posible desarrollarlo. Así, Copilot puede ampliar sus búsquedas a cualquier fuente de datos.
• Un usuario no formado suele ser un usuario insatisfecho: la calidad de la respuesta determina en gran medida la calidad de las respuestas de Copilot. La mayoría de los usuarios no saben cómo redactar mensajes eficaces e ignoran el funcionamiento y los límites de Copilot. Esto conlleva una experiencia de uso decepcionante. Para optimizar el uso de Copilot, es esencial adquirir la destreza necesaria para crear un buen aviso, comprender que Copilot procesa un máximo de 10 elementos por tipo de contenido y conocer sus capacidades y restricciones. En resumen, ¡es crucial formar a sus usuarios antes de desplegar Copilot para garantizar una adopción satisfactoria!
• Seguimiento del uso de Copilot: tras el despliegue, es esencial supervisar cómo utilizan Copilot los usuarios y proporcionar a los administradores herramientas como Viva Insights. Los cuadros de mando permiten identificar con precisión qué se utiliza bien y qué no, y ajustar las formaciones en consecuencia. Además, es crucial que las organizaciones dediquen recursos a auditorías periódicas para garantizar que sus prácticas en materia de AI son responsables y respetan la normativa vigente. Esto puede lograrse gracias al Hub IA de Purview, para lo cual los administradores deben recibir una formación adecuada.

Conclusión

La implantación de Copilot en una organización representa una gran oportunidad para mejorar la eficacia y la productividad de los usuarios. Sin embargo, esta puesta en práctica requiere una preparación minuciosa, que incluye la formación de los usuarios, la gestión rigurosa del acceso a la información sensible y la implantación de soluciones como Purview para garantizar la seguridad de los datos. Al garantizar la calidad de las fuentes de datos y desarrollar agentes Copilot especializados, las organizaciones pueden asegurarse de que las respuestas ofrecidas son precisas y se adaptan a las necesidades específicas de cada ámbito de especialización. Siguiendo estas recomendaciones, las empresas pueden maximizar los beneficios ofrecidos por Copilot, manteniendo un alto nivel de seguridad y confidencialidad. La clave del éxito reside en un enfoque metódico y progresivo, que garantiza la adopción de esta innovadora tecnología.