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Digitalisation du processus de traitement et de suivi des demandes de subvention
Contexte
La Fondation “Fonds du Sport Vaudois” (FFSV) participe au financement du sport associatif, populaire mais également du sport d’élite et international en redistribuant la part Vaudoise des bénéfices de la Loterie Romande. Face à la nécessité de moderniser son processus de traitement des demandes de subvention, la FFSV s’est tournée vers CROSS pour déployer le projet Octopus, visant à digitaliser cette procédure.
Enjeux
La FFSV cherchait à digitaliser le traitement des demandes de subvention pour optimiser le temps de traitement, accroître la traçabilité, améliorer la qualité des demandes et faciliter la communication avec les demandeurs. Quatre workshops ont été essentiels pour clarifier les besoins et CROSS, fort de son expertise et de son équipe qualifiée, a répondu efficacement aux attentes du client en respectant les délais et le budget.
Méthodes
Le projet a donné naissance à deux portails distincts : une interface utilisateur conviviale et réactive pour les demandeurs, et une application backoffice pour le suivi et la gestion des demandes via un workflow adapté. Fondée sur une stack Microsoft complète, la solution utilise des technologies telles que SQL Server, Entity Framework , MVC 5, owin, oauth2 via Azure Active Directory, Telerik/Ajax pour la gestion des éléments dynamiques des formulaires.
Bénéfices
La digitalisation des demandes a considérablement réduit l’utilisation du papier et des frais postaux, offrant aux bénéficiaires un suivi en temps réel de leurs demandes. La simplicité accrue, la complétude des informations dès la soumission et l’efficacité améliorée ont permis à la FFSV d’interagir électroniquement avec les demandeurs via un chat intégré et un système d’échange de fichiers. Les demandeurs bénéficient d’un temps de traitement réduit, et la FFSV est désormais autonome pour modifier les templates de génération de documents. Depuis son déploiement en janvier 2020, Octopus a facilité plus de 650 demandes, dont 400 ont été validées, et a contribué à l’octroi de plus de 4.3 millions de francs en 2020, démontrant ainsi le succès de la solution.