Retour d’expérience sur le déploiement de Microsoft 365 Copilot

Copilot est un outil révolutionnaire conçu pour améliorer l’efficacité des collaborateurs assistée par l’IA. Nous accompagnons des organisations dans le déploiement de Copilot, et nous souhaitons vous partager nos retours d’expérience :

• Partage excessif : Le partage excessif se produit lorsque trop de personnes reçoivent l’autorisation d’accéder à des informations sensibles. Ce problème survient souvent dans SharePoint, où une mauvaise configuration des autorisations peut entraîner un accès involontaire à des documents. Par ailleurs, il est fréquent que les collaborateurs ignorent les accès dont ils disposent, car ces contenus sont situés dans des sites SharePoint et des bibliothèques de documents qu’ils n’utilisent pas. Cela étant dit, déployer Copilot accroît le risque de divulgation d’informations confidentielles. En effet, Copilot consulte l’ensemble des contenus accessibles par l’utilisateur connecté et peut inclure dans ses réponses des données dont celui-ci ignorait l’existence. Toutefois, plusieurs solutions sont disponibles. La première réside dans une phase d’évaluation du partage excessif, notamment dans SharePoint. D’autres solutions combinatoires permettent de repérer et de réduire les partages excessifs via l’administration de Microsoft 365, celle de SharePoint et l’utilisation de comptes de surveillance. En résumé, protégez vos données et ne faites pas l’impasse sur cette étape essentielle avant de déployer Copilot !
• Fuite de données : ne pas reconnaître que certains contenus sont confidentiels peut mener à des partages inappropriés et provoquer des fuites d’informations. Copilot génère du contenu en s’appuyant sur des données provenant de tout document présent dans Microsoft 365, par défaut y compris ceux qui contiennent des informations sensibles. Lorsqu’un utilisateur ouvre directement ces documents, un filigrane ou une étiquette de confidentialité (par exemple, “confidentiel”) informe l’utilisateur de la nature sensible des données. Cependant, lorsque Copilot produit du contenu à partir de ces documents, il ne prend pas en compte les spécificités de confidentialité, ce qui peut conduire à un partage imprévu d’informations. Pour limiter ce risque, l’intégration de Purview constitue une mesure primordiale pour éviter les fuites de données. En utilisant Purview, Copilot attribue automatiquement l’étiquette de sensibilité la plus élevée sur la base des étiquettes des documents originaux. Il est aussi essentiel de lier les étiquettes de sensibilité à des règles de protection contre la perte de données (DLP) dans Purview, afin de minimiser le risque de fuite d’informations sensibles. Par exemple, un utilisateur ne pourra pas envoyer en dehors de son entreprise un email avec un document confidentiel. De plus, Copilot respecte les autorisations définies dans Purview, ce qui inclut les permissions associées aux étiquettes de sensibilité spécifiques. En bref, l’utilisation de Purview offre une protection contre les fuites de données. Sa mise en place nécessite des compétences et de l’expérience, en suivant une approche méthodique et progressive.
• Fiabilité des sources de données : la précision des réponses fournies par Copilot dépend fortement de la qualité des données récupérées. On constate souvent que SharePoint contient des documents incorrects ou obsolètes, généralement en raison de leur ancienneté et l’absence de nettoyage. Une solution à ce problème est d’établir une politique de gestion du cycle de vie des données, en définissant et en appliquant les règles de rétention dans Purview. Cela profitera non seulement à Copilot, mais également de manière plus large. Ces règles de rétention et leur mise en œuvre requièrent aussi une attention particulière et une méthodologie spécifique.
• Domaine d’expertise spécifique : les utilisateurs adressent à Copilot des demandes concernant des domaines précis, tels que la réglementation interne ou les termes contractuels des produits vendus aux clients. Copilot est censé fournir des réponses précises et fiables. Cependant, le défi réside dans le fait que Copilot explore toutes les sources accessibles, ce qui l’expose au risque de ne pas sélectionner les documents les plus adéquats. Pour y répondre, il est conseillé de concevoir un agent Copilot dédié, qui peut être utilisé soit comme agent indépendant, soit en tant qu’extension de Copilot. L’utilisation de Copilot Studio, une plateforme low-code dédiée à la création d’agents IA, simplifie cette tâche. Cela facilite la conception d’un agent spécialisé dans un domaine particulier en choisissant avec précision la source de données appropriée et en ajustant minutieusement les réponses de Copilot aux requêtes spécifiques grâce au fine tuning.
• Portée des données : par défaut, Microsoft 365 Copilot accède uniquement aux informations contenues dans Microsoft 365. Cela peut être limitatif pour les utilisateurs puisque les données peuvent souvent se trouver dans d’autres systèmes, au sein du réseau de l’entreprise, comme Confluence ou SharePoint 2019. Heureusement, cette limitation peut être surmontée grâce à la configuration d’un connecteur Graph via l’administration de Microsoft 365. En l’absence de connecteur existant, il est possible de le développer. Ainsi, Copilot peut élargir ses recherches à toute source de données.
• Un utilisateur non formé est souvent un utilisateur insatisfait : la qualité du prompt détermine grandement la qualité des réponses fournies par Copilot. La majorité des utilisateurs ne savent pas comment rédiger des prompts efficaces et ignorent le fonctionnement ainsi que les limites de Copilot. Cela entraîne une expérience d’utilisation décevante. Acquérir la compétence de rédiger un bon prompt, comprendre que Copilot traite au maximum 10 éléments par type de contenu, et connaître ses capacités et ses restrictions sont essentiels pour optimiser son utilisation. En somme, il est crucial de former vos utilisateurs avant de déployer Copilot pour garantir une adoption réussie !
• Suivi de l’utilisation de Copilot : après le déploiement, il est essentiel de surveiller comment les utilisateurs se servent de Copilot et de former les administrateurs à des outils comme Viva Insights. Les tableaux de bord permettent d’identifier précisément ce qui est bien utilisé ou non et d’ajuster les formations en conséquence. De plus, il est crucial pour les organisations de consacrer des ressources à des audits réguliers afin de garantir que leurs pratiques en matière d’IA sont responsables et respectent les réglementations actuelles. Cela peut être accompli grâce au Hub IA de Purview, pour lequel les administrateurs doivent recevoir une formation adéquate.

Conclusion

Le déploiement de Copilot au sein d’une organisation représente une opportunité majeure pour améliorer l’efficacité et la productivité des utilisateurs. Cependant, cette mise en œuvre exige une préparation minutieuse, incluant la formation des utilisateurs, la gestion rigoureuse des accès aux informations sensibles, et l’implémentation de solutions telles que Purview pour garantir la sécurité des données. En assurant la qualité des sources de données et en développant des agents Copilot dédiés, les organisations peuvent s’assurer que les réponses fournies sont précises et adaptées aux besoins spécifiques de chaque domaine d’expertise. En suivant ces recommandations, les entreprises peuvent maximiser les bénéfices offerts par Copilot, tout en maintenant un haut niveau de sécurité et de confidentialité. La clé du succès réside dans une approche méthodique et progressive, garantissant ainsi une adoption réussie de cette technologie innovante.